Zeitmanagement

Zeit ist etwas sehr Kostbares. Jeder hat sie, doch eigentlich hat jeder viel zu wenig von ihr. Wenn der Tag nur ein paar mehr Stunden hätte, oder die Zeit etwas langsamer vergehen würde, würde ich doch viel mehr erledigen können.

Der Tag hat viel zu wenig Zeit in der ich meine wichtigen Aufgaben erledigen kann. Die Woche ist viel zu kurz, um meine Projekte in einem vernünftigen Rahmen beenden zu können. Der Monat geht viel zu schnell vorüber, um den Sommer genießen zu können, und kaum hab ich mich versehen, ist das Jahr auch schon wieder vorbei. So folgt ein Jahr dem Anderen, und meine Liste an Erledigungen, Zielen, Projekten und Dingen die ich gerne getan hätte ist noch fast so voll wie am Anfang. Ich habe einfach zu wenig Zeit um alles zu erledigen.

Liegt es aber wirklich an der geringen Zeit? Hat der Tag wirklich zu wenige Stunden? Hätte ich keinerlei Zeitprobleme mehr, wenn der Tag 30 Stunden hätte? Oder würden meine Prioritäten nur noch steigen, und ich hätte das gleiche Problem?
Habe ich wirklich zu wenig Zeit, oder nutze ich sie nur nicht effektiv genug?

Was ist Zeitmanagement?

Mit Zeitmanagement kann ich meine Zeit effektiver nutzen. Ich kann meine ToDos planen, meine Projekte koordinieren, und meine Aufgaben erledigen. Und alles in einem vernünftigen, zeitlich festgelegten, und geregelten Rahmen. Es ist die Kunst meine Verantwortungen durchzuplanen, und dem Zufall, der Geschwindigkeit der Zeit, und dem Scheitern entgegenzuwirken.

Es liegt also nicht an mangelnder Zeit, dass ich meine Ziele nicht erreiche, dass ich ständig gestresst bin, und wenige Dinge zu einem gewollten Abschluss bringe, sondern vielmehr an meinen mangelnden Fähigkeiten meine Zeit ordentlich zu managen.

Zeitmanagement klingt nach einer Zauberformel gegen viele meiner Probleme. Doch sehr viele Menschen die ich kenne haben die gleichen Probleme wie ich. Wenn es doch diese tolle Zauberformel gibt, warum nutzt sie nicht jeder? Vielleicht ist es schwer zu lernen? Vielleicht muss ich mir viele Bücher kaufen, oder viele Seminare besuchen, damit ich hinter das Geheimnis gestiegen bin, und meine Zeit endlich ordentlich verwalten kann. Ist Zeitmanagement wirklich so schwer und kompliziert?

Zeitmanagement ist einfach

Die Antwort ist glücklicherweise: Nein! Zeitmanagement ist nicht schwierig. Es ist leicht zu erlernen, und es gibt sehr viele verschiedene Alternativen für die verschiedenen Arten von Menschen. Wenn also eine Methode mir nicht zusagt, kann ich eine andere Methode anwenden, die mir eher gefällt.
Den Markt an Zeitmanagementtechniken hier aufzuzählen wäre unmöglich. Zu viele verschiedene Techniken wurden von sehr vielen Personen beschrieben, und sehr viele Menschen schwören auf die verschiedensten Methodiken.

Doch ich muss keine dieser vorgefertigten Methoden lernen. Es reicht wenn ich die Basis des Zeitmanagements verstehe. Wenn ich weiss, worum es geht, und auf welche Dinge ich achten muss, dann kann ich mir meine eigenen Methoden erarbeiten und entwickeln, und mir selbst beim Zeitmanagement unter die Arme greifen. Ich muss nichts lernen, ich kann alles selbst bestimmen.

Oberthema Zeitmanagement

Das Thema Zeitmanagement beinhaltet mehrere Unterthemen die wichtig sind. Hier kann man ebenfalls viele Abstufungen machen, aber grundsätzlich kann man von zwei wichtigen Bereichen sprechen.

Managen von Zeit

Natürlich gehört zum Zeitmanagement das Managen meiner Zeit. Ich muss einen Überblick über die mir zur verfügung stehende Zeit haben. Ideal ist es genau zu wissen wann ich wieviel Zeit zu meiner freien Verfügung habe. In der Regel ist es nämlich viel mehr Zeit, als ich auf den ersten Blick glauben mag.
Probieren wir es mit einem kleinen Beispiel. Es folgt ein kleiner Tagesplan.


07:30 Uhr - Aufstehen, unter die Dusche, und dann frühstücken
08:15 Uhr - Ins Auto steigen, und zur Arbeit fahren
09:00 Uhr - Arbeiten (bis 17:00 Uhr)
17:00 Uhr - Nach Hause fahren
17:45 Uhr - Hinlegen und ausruhen
18:30 Uhr - Abendessen und die Wäsche waschen
20:00 Uhr - Fernsehen mit der Familie
23:00 Uhr - Schlafen gehen


Auf den ersten Blick sieht es also aus, als hätte dieser Tag keinerlei freie Zeit. Wenn ich ganz streng hinschaue, und jede freie Phase miteinbeziehe, würde sich maximal die Zeit von 17:45 bis 23:00 Uhr als freie Zeit zeigen, wobei ich hier abstufen muss, dass es Dinge gibt die zu erledigen sind, und von meiner freien Zeit abgezogen werden sollten. Ich habe also knapp 5 freie Stunden in diesem Tagesablauf. Und das klingt schon nach viel Zeit. Doch ich sage, dass da noch mehr Zeit versteckt ist.

Schlafenszeit
In diesem Plan schlafe ich 8:30 Stunden lang. Ist das wirklich nötig? Ich persönlich habe lange Zeit Schlafprobleme gehabt, und hatte bei einer solchen Nacht eine sehr schlechte Schlafqualität. Eine Nacht bestand aus maximal 4 Stunden wirklichen Schlafs. Ansonsten habe ich mich nur herumgewälzt, oder wach dagelegen. Und 4 Stunden betrachtete ich schon als eine gute Nacht.
Morgens kam ich nur schwer aus dem Bett, und brauchte lange Zeit um in die Gänge zu kommen.

Heute schlafe ich an einem Tag nie mehr als 6 Stunden. Positive Veränderungen beinhalten eine höhere Schlafqualität, und mehr produktive Zeit für mich. Ich habe also in diesem Plan schon 2:30 Stunden herausgeholt. Dies muss nicht für jede Person gelten, aber einen Versuch wäre es wert.

Fahrt zur Arbeit
Ob ich mit dem Auto, oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahre, es sind zweimal 45 Minuten Zeit, die mir hier versteckt zur Verfügung stehen. Wenn ich im Auto fahre, kann ich Hörbücher hören, und so meine Bücher lesen (oder vorlesen lassen). In Zeiten des Internet kann ich mir sogar die Nachrichten als Podcast herunterladen, und unterwegs anhören. Diese Zeit habe ich dann gespart, die ich während der freien Zeit am Abend vielleicht erledigt hätte.
Wenn ich mit der Bahn fahre, habe ich sogar noch mehr Möglichkeiten Bücher, oder Zeitschriften zu lesen. Wenn ich einen PDA oder ein Notebook habe, kann ich sogar schon meinen Tagesplan schreiben, oder etwas Arbeit erledigen. Die heutige Technik ermöglicht mir die Freiheit überall meine Arbeit zu erledigen.
Und vielleicht habe ich sogar die Möglichkeit mit der Bahn zu fahren, anstatt mit dem Auto. Ich spare dadurch Benzin, und belaste die Umwelt nicht so sehr. Ich habe also nochmal 1:30 Stunden freier Zeit herausgeholt.

Fernsehen
Das Thema Fernsehen ist immerwieder ein Leidiges. Während der Zeit in der ich mir sinnlose Sendungen ansehe, könnte ich auch produktivere Dinge erledigen. Ich könnte die Wohnung aufräumen, ich könnte Bücher lesen, ich könnte einen Businessplan verfassen. Ich kann in die Volkshochschule gehen und mich fortbilden, oder ich kann an meinem Nebenerwerb arbeiten. Es sind gute 3 Stunden die ich hier nochmal sinnvoller nutzen kann. Und familiär kann ich auch beim Arbeiten sein. Wenn sich meine Familie im Wohnzimmer zusammenfindet um gemeinsam zu lesen, oder sich etwas zu unterhalten, ist die Zeit ebenfalls sinnvoll genutzt. Und während des Zusammenseins kann ich am Notebook genausogut arbeiten. Ich könnte sogar meine Kinder in meine Arbeit involvieren, und ihnen etwas Geschäftssinn beibringen. Kinder haben oft sehr gute Ideen, weil sie ganz anders denken als Erwachsene. Es gibt viele Möglichkeiten.

Fazit
Jeder Fall ist unterschiedlich. Doch beim Managen meiner Zeit sollte ich mir genau anschauen, wo ich versteckte Zeiten habe, die ich produktiver nutzen kann. Dies erreiche ich durch Multitasking (das Bearbeiten mehrerer Dinge zur gleichen Zeit), oder durch bloses Abwägen. Ist meine Zeit wirklich sinnvoll genutzt wenn ich diese Tätigkeit erledige? Könnte ich produktiver sein? Mehr Dinge erreichen? Sinnvoller sein?
An meinem Beispiel kann ich gut sehen, dass ich 7 Stunden aus meinem Tagesplan herausschlagen kann, die ich zusätzlich sinnvoll nutzen kann. Somit hat mein Tag doch schon 31 Stunden, die ich mir zu Beginn gewünscht habe.

Managen von Aufgaben

Das zweite Thema des Zeitmanagement ist das Verwalten meiner Aufgaben. Projektmanagement gehört genauso dazu, wie das Zeitmanagement. Ich muss mir genau im Klaren sein, welche Dinge ich machen muss. Welche Projekte habe ich? Welche Dingen müssen für diese Projekte noch erledigt werden?

Ich halte für jedes Projekt eine eigene Einlegemappe aus Pappe. Mit einem Post-It schreibe ich das Projekt auf die Frontklappe, damit ich die Mappe nach Beendigung des Projekts wiederverwenden kann, und habe als erstes Blatt eine ToDo Liste für dieses Projekt.
Auf dieser ToDo Liste stehen die Dinge drauf, die noch zu Erledigen sind. Um den Überblick zu wahren habe ich das Datum dazugeschrieben:


12.05.2007 - Zutaten einkaufen
13.05.2007 - Rezept kopieren
15.05.2007 - Kuchen backen


So kann ich genau sehen wann ich was geplant habe. Die erledigten Aufgaben streiche ich durch, und kann so genau sehen, was noch zu tun ist.
Auf einem zweiten Blatt habe ich vielleicht genauere Informationen über das Projekt. Vielleicht zusätzliche Ansprechpartner (meine Mutter), oder wann das Projekt erledigt werden muss. Vielleicht noch, warum ich das Projekt erledigen will, und was ich mir davon erhoffe. Näheres zu diesem Thema habe ich im Artikel über Ziele erörtert. Ich kann zusätzliche Informationen sammeln, oder Bilder, Artikel, Kontakte, oder auch schon fertige Ergebnisse. Alles über das Projekt sollte in dieser Mappe festgehalten werden, sodass ich es zur Not auch überall mit hinnehmen kann, um dort daran weiterzuarbeiten, wenn mir die Möglichkeiten offenstehen.

Spezielle Methodiken

Zeitmanagement

Zum besseren Einteilen meiner Zeit gibt es drei Methodiken.

• Feste Zeiten
  Die wohl bekannteste Methode ist die Erstellung eines simplen Zeitplans. Um 7:00 Uhr mache ich das, um 9:00 Uhr mache ich das. Wie in meinem obigen Beispiel beschrieben, kann ich so meine Zeit gut einteilen. Ich weiss genau wann ich was zu tun habe, und kann mich an diesen Plan halten.
• Feste Blöcke
  Wenn mir ein Stundenplan nicht zusagt, kann ich auch feste Blöcke definieren, die ich an einem Tag erledigen will. Heute muss ich die Küche putzen, das dauert 1 Stunde. Dann muss ich meinen Businessplan überarbeiten, das dauert 2 Stunden. Ausserdem muss ich noch einkaufen, das dauert 1 Stunde. Ich definiere also feste Blöcke an Zeiten für eine oder mehrere Aufgaben, und erledige diese in beliebiger Reihenfolge. Dadurch bin ich nicht an einen festen Stundenplan gebunden, und kann frei wählen wann ich was erledigen will.
• Feste Muster
  Ein Muster ist eine bestimmte Abfolge von Dingen. Ich bestimme also, was genau ich in welcher Reihenfolge erledigen möchte. Nachdem ich von der Arbeit komme muss ich einkaufen, dann die Küche aufräumen, und danach meinen Businessplan überarbeiten. Ich unterliege hier keinen vorgegebenen Zeiten, und auch keinen festgelegten Terminen. Ich habe lediglich die Reihenfolge in der ich die Dinge erledigen will. Diese kann ich danach planen, an welchem Ort ich mich gerade befinde, und wie ich es am geschicktesten ineinander übergehen lassen kann.

Je nach Situation, Person und Aufgabe kann eine Methode sinnvoller sein, als eine Andere. Ich kann auch mehrere Methodiken miteinander verbinden, oder sie an aufeinanderfolgenden Tagen miteinander austauschen. Wichtig ist, dass ich jedoch meinen geplanten Ablauf so gut wie möglich einhalte. Ich sollte mich also idealerweise an die geplanten Zeiten halten, die ich festgelegt habe, oder an die Reihenfolge die ich erarbeitet habe. Wenn ich meinem eigenen Plan nicht trauen kann, hat die gesamte Planung keinen Sinn.

Projektmanagement

Zusätzlich zu meinen Projektmappen, wie oben beschrieben, kann ich noch kontextabhängige ToDo Listen verwalten. Ich könnte zum Beispiel eine ToDo haben, eine Person anzurufen. Diese Aufgabe kann ich aber zu dem Zeitpunkt nicht erledigen, da ich die Nummer nur auf Arbeit habe. Ich sollte also meine ToDo Listen unterteilen, an welchen Orten oder in welchem Kontext ich mich gerade befinde.
Ich könnte eine Liste für mein Telefon anlegen, eine für meinen Computer, eine für Unterwegs, wenn ich mit dem Auto fahre. Eine Liste kann damit auch für die Arbeit bestehen.

Wenn ich damit also gerade zuhause am Computer sitze, kann ich in die ToDo Liste für meinen Computer schauen, und die Aufgaben erledigen, die ich hier verzeichnet habe.
Wichtig ist, dass ich die Aufgaben so detailliert wie möglich aufschreibe, so, dass jeder, der sie liest, sie auch bearbeiten kann. Alle benötigten Informationen sollte ich bereitstellen, und auch nur einen direkt ausführbaren Schritt aufschreiben.

Die ToDo “Garage renovieren” nützt niemandem etwas. Ich könnte hier eine ToDo für das Telefon haben, den Sperrmülldienst anzurufen, eine ToDo für Unterwegs um Farbe und Ausrüstung zu kaufen, und dann eine ToDo für die Garage, das Regal auszuräumen, und die Wand zu streichen. Je genauer und definierter die Aufgabe ist, desto leichter ist es sie anzugehen.

Fazit

Ich sehe also, dass Zeitmanagement nicht kompliziert ist. Wenn ich die Grundzüge einmal verstanden habe, kann ich mir mein eigenes Zeitmanagement zusammenstellen, und sehen, womit ich am Besten klarkomme. Wichtig ist, dass ich mir selbst treu bin, und mich auch an meine Pläne halte, und natürlich auch meine Aufgaben nach Priorisierung bearbeite.

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